Trainings sind unnötig

Schulungen und Trainings sind zeitaufwendig und teuer, das Wissen nicht nachhaltig. Warum daran festhalten?

Trainings sind unnötig

Trainings sind unnötig 1920 1080 Daniel Beckstein

In Unternehmen wird permanent neue Software bereitgestellt oder überarbeitet. Dabei werden neben Lizenzen noch weitere horrende Summen in die Schulung der Mitarbeiter in diese Systeme investiert. Ist das sinnvoll und noch zeitgemäß?

Setzen, sechs

Man stelle sich ein Unternehmen mit vielen tausend Mitarbeitern vor für die eine HR-Self-Service Plattform bereitgestellt werden soll. Im Sinne der Digitalisierungsstrategie eine grandiose Idee!

Während sich die Change Management Experten um die technische Realisierung kümmern, gilt es die Mitarbeiter vorab ins Boot zu holen. Bei mehreren zehntausend Kollegen wird das zur Mammutaufgabe. Oftmals werden diese bereits Monate vor dem eigentlichen Rollout in Schulungen gesetzt und in die Applikation unterwiesen. Fraglich ist, wie präsent das Wissen dann noch sein wird, wenn die Software dann „endlich da ist“. Die Akzeptanz bzw. die Nutzung der Anwendungen oder Portale sinkt direkt zu Beginn in den Keller. Kollegen werden gelöchert oder aufwendig erstellte Nachschlagewerke werden konsultiert. Da hätte man sich die Schulung sparen können und wenn man ehrlich ist, kann eigentlich direkt von vorne begonnen werden.

Ein anderes, darauf aufbauendes, Szenario könnte sein, wenn Mitarbeiter gar keinen permanenten Zugang zu Computern und damit zu digitalen Nachschlagewerken haben, wenn das Wissen nach Monaten wankt oder die zu bewältigende Aufgabe nicht regelmäßig präsent ist? Oftmals wird nach Launch die IT mit Fragen bombardiert und die ist meistens eher noch mit der Justierung der Software oder anderen Themen beschäftigt.

Die klassische Maßnahme einer Schulung oder einem Vorab-Training ist daher in den beiden Beispielen nicht wirklich praktikabel. Das Wissen ist nicht nachhaltig, der Aufwand dafür immens.

Alter Rat ist teuer – neuer Rat rechnet sich

Wir haben anhand zwei (aus der Praxis entnommen) Beispielen gesehen, dass die Praktikabilität von klassischen Schulungsmaßnahmen und Trainings in einem Konzernumfeld, aber auch im produzierenden gehobenen Mittelstand, zweifelhaft ist und zu hohen Aufwendungen führen können. Aber von welchen Aufwendungen sprechen wir hier?

Der Aufwand muss von mehreren Stellen betrachtet werden. Zum einen „aktive Kosten“, also der monetäre Aufwand der entsteht: Trainer, Unterlagen, Schulungsumgebungen, usw.

Und „passive Aufwände bzw. Verluste“, somit z.B. der zeitliche Aufwand, wenn Mitarbeiter mehrere Stunden sich nicht den Aufgaben widmen können, für die sie eigentlich eingestellt wurden oder in ihrem Tun eingebremst werden (trotz neuer Software). Darüber hinaus die Folgen von Fehlern und verminderter Datenqualität bei falscher Nutzung.

Was kann aber Digital Adoption an den Lehrertisch bringen?

Durch einen Layer, der über der Software liegt, kann die Hilfestellung jederzeit und an relevanter Stelle erfolgen. Wissen muss nicht aufgebaut, sondern nur im AppNavi Avatar aktiviert werden. Dadurch ergeben sich folgende Effekte, wenn wir von der Macro-Ebene in die Micro-Ebene wechseln und die Möglichkeiten der Optimierung bei einem einzelnen Mitarbeiter betrachten:

> Bei einer Software-Einführung können 2 Stunden pro Mitarbeiter eingespart werden.
> Bei der Schulung von 5 % der neuen Mitarbeiter können pro Jahr 2 Stunden eingespart werden.
> Die Schulung im Rahmen des Freigabemanagements kann um 0,5 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter reduziert werden.
> 3 Abfragen von 15 Minuten pro Mitarbeiter können pro Jahr eingespart werden.
> 3 Fehler von 15 Minuten pro Mitarbeiter können pro Jahr eingespart werden.
> Durch Automatisierungen können pro Mitarbeiter und Monat 10 Minuten eingespart werden.
> Die verbesserte Datenqualität spart 15 Minuten pro Mitarbeiter und Jahr an Folgeprozessen.

Im Einzelnen klingt das nicht viel. Hier mal eine Stunde oder da. Betrachtet man das aber aus der Vogelperspektive, im Konzernumfeld mit tausenden Mitarbeitern, die viele dutzende Applikationen nutzen, entstehen hier teilweise Kosten in Millionen Höhe.

Beispiel gefällig? Gerne.

Digital Adoption, der Paukerschreck

Greifen wir das Eingangsszenario von oben auf und ein Unternehmen möchte ein HR-Self-Service-Applikation einführen. Befüllen wir die Parameter mit ein paar weiteren Daten. Wir betrachten für die Beispielrechnung eine Organisation mit 50.000 Mitarbeiter, davon 30.000 PC-Nutzern. Dann kann mithilfe von Digital Adoption grob über den Daumen gepeilt: 15,8 Millionen Euro jährlich eingespart werden (die Kosten für AppNavi sind bereits herausgerechnet).

Und das, weil folgende positiven Effekte für die Mitarbeitenden bei der Nutzung von Digital Adoption by AppNavi eintreten:

> Weniger Training
> Weniger Support
> Weniger Fehler
> Schnellere Nutzer
> Bessere Datenqualität

Dies gelingt durch verschiedene Möglichkeiten, die AppNavi im Digital Adoption Baukasten mitbringt. Routen, die durch Applikationen und Prozesse leiten; Pins und Posts, die relevante Informationen innerhalb der Software anzeigen; oder Automation, die (redundante) Schritte für den User übernimmt und vieles mehr.
Die Möglichkeiten sind vielfältig, das Einsparpotenzial immens.

Digital Adoption by AppNavi schlägt daher viele Fliegen mit einer Klappe. Die Mitarbeiter können sofort die neuen Tools einsetzen ohne darin geschult worden zu sein oder nachfragen zu müssen und sind auch noch wesentlich produktiver bzw. effizienter.

Wer sich daher weiterhin für Trainings, Schulungen, Dokumentationen usw. entscheidet, der sollte tatsächlich nochmal die Schulbank drücken.

Du fragst dich, wie wir auf die Werte unserer Beispielrechnung kommen? Nimm gerne Kontakt auf und wir erarbeitet mit Dir zusammen das Kosteneinsparpotential in Deinem Unternehmen – Du wirst überrascht sein! Alternativ kannst Du Dich auch ganz einfach von AppNavi selbst überzeugen und es 30 Tage kostenfrei testen.

Kontakt

AppNavi GmbH
+49 89 262 025 490
pr@appnavi.com
https://appnavi.com

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