Schatten-IT: Schnell und effektiv bekämpfen

Durch den Vormarsch der browserbasierten Anwendungen und auch die verstärkte Verwendung des Internets im wirtschaftlichen Alltag, hat sich ein Problem still und heimlich in Organisationen geschlichen: Schatten IT.

Eine unsichtbare Gefahr

Schatten IT umschreibt die Verwendung von Hardware und Software, die nicht von der IT und dessen internen Regularien freigegeben wurde. Man kann aber auch nicht autorisierte Prozesse dazuzählen, da diese eine große Gefahr darstellen, bedenkt man die Vorgaben zur personenbezogenen Datenverarbeitung nach der DSGVO. Gerade letzteres birgt ein großes Risiko für Datenlecks und eine falsche Verarbeitung der Datensätze.

Die rasante Entwicklung von Browsern und deren Fähigkeiten Applikationen und vieles mehr darin abzubilden, steigert den Wunsch der IT-Verantwortlichen mehr Kontrolle über diese Nutzung zu erhalten.

Aber wie die Sicherheit mit der Produktivität der Mitarbeiter in Balance bringen?

Bisher werden, gerade in großen Organisationen, unbekannte URLs einfach gesperrt. Basis ist meist ein digitaler Katalog, der Webseiten in Kategorien einteilt. Leider ist dieser nicht sehr genau. Damit soll dem wahllosen und zum Teil auch privaten Nutzen der Browsern ein Riegel vorgeschoben werden. Verständlich, wachsen auch die Bedrohungen durch schädliche Webseiten. Doch leider ist dies bisher nur ein verzweifelter Notnagel.

Beständige Kontrolle

Bedenkt man also die Ausgangslage bedarf es ein System, das zum einen die Anwendungen und die Nutzung von Browsern misst, dabei aber zunächst neutral Mitarbeiter ihre Arbeit tun lässt.

Erst im zweiten Schritt sollten entsprechende Verantwortliche auf Basis der internen Regularien und externen geltenden Gesetze abwägen, welche Applikationen und URLs eine Bedrohung oder sogar Behinderung der Produktivität darstellen. Mehr noch, prüfen welche Anwendungen nicht freigegeben worden sind, illegitim im Einsatz sind oder einfach welche Software zu wenig genutzt wird.

Dann können entsprechende Maßnahmen ergriffen und auch Transformationsprogramme initialisiert werden, um Mitarbeiter an die Hand zu nehmen, um die freigegebenen Anwendungen und Prozesse zu nutzen.

Vollständige Transparenz durch die AppNavi App Discovery

AppNavi bietet mit der neuen Integration AppNavi Insights unter anderem auch die AppNavi App Discovery an.

Bei einer entsprechenden Analyse werden vollautomatisiert alle Browseranwendungen und URLs in der Organisation erfasst und gleichzeitig deren Nutzungsintensität gemessen. Das Ganze geschieht dabei vollkommen anonymisiert und damit zu 100% DSGVO-konform.

Parallel dazu können entweder durch ein Whitelisting der Fokus auf bestimmte z.B. unternehmensrelevante Anwendungen gelenkt werden oder durch Blacklistings bestimmte z.B. alltägliche Anwendungen und Webseiten direkt ausgeschlossen werden.

Am Ende erhält die IT eine Auflistung aller genutzten Applikationen (und URLs) eines bestimmten Analysezeitraumes. Wir empfehlen mindestens 30 Tage um alle Applikationen zu erfassen, auch nur periodisch eingesetzte. Diese kann dann mit der offiziellen Software-Liste abgeglichen werden, um schnell unerwünschte Anwendungen zu erfassen und aus den Verkehr zu ziehen.

Liegt keine offizielle Liste vor, hat die IT nun eine entsprechende Aufstellung und kann diese Punkt für Punkt durchgehen.

Gilt es dann Mitarbeiter auf die richtige Software anzusetzen, kann dies Ganz leicht mit dem Digital Adoption Möglichkeiten der AppNavi Guidance geschehen.

Du willst auch Transparenz in Deine Applikationslandschaft bringen? Dann sprich uns gerne an oder teste App Navi App Discovery 30 Tage kostenlos und erhalte direkt einen Einblick in die in Deinem Unternehmen genutzte Software.