Der Bedarf an neuer Software in Unternehmen steigt beständig – nicht zuletzt aufgrund der stetig voranschreitenden Digitalisierung. Dass dabei Geschwindigkeit häufig ein Bedachtes Vorgehen auf der Strecke lässt, bringt IT-Verantwortliche und Einkäufer in Bedrängnis, sollen sich diese doch um Kosteneinsparungen, einen sicheren Umgang mit Applikationen und Effizientes Arbeiten kümmern. Darüber hinaus setzten Software-Vendor oft auf komplexe Lizenzmodelle, die von Userzahlen bis hin zur Nutzung reichen können. Daher ist die Ermittlung des genauen Software-Lizenzbedarfs ein kritischer Faktor für Unternehmen, wollen sie den wachsenden Ansprüchen und Kosten Herr werden.
Vorgehen bei der Ermittlung des Lizenzbedarfs
Gut gepflegtes Inventar
Der erste Schritt ist ein genaues Inventar über alle im Unternehmen eingesetzten Applikationen. Ein umfangreicher Katalog muss erstellt, Software katalogisiert und idealerweise nach Nutzung eingeschätzt werden. Allein letzteres ist ohne Hilfsmittel nicht zu erreichen. Zusätzliche Schwierigkeit ist die Ermittlung von vor allem browserbasierte Anwendungen (die an Popularität gewinnen), erfordern sie meist keine Installations-Rechte, die von der IT im Vorfeld aus Sicherheitsgründen unterbunden werden können.
Dieses Inventar muss beständig auf Aktualität geprüft werden und mit dem Einkauf auf den entsprechenden Lizenzbedarf hin geprüft werden.
App Discovery
Analyse von Verwendungs- und Verhaltensmustern
Hat man ein umfangreiches Inventar angelegt, gilt es im weiteren Schritt die einzelnen Applikationen selbst im Detail zu prüfen. Werden alle Module, Funktionen und Erweiterungen, denn tatsächlich von allen Nutzern verwendet? Hier verstecken sich oft Kosten, die man bei einer oberflächlichen Analyse oder einer manuellen Inventarisierung gerne übersieht bzw. kann nicht erkennen kann.
Eine solche Analyse steigert nicht nur das Verständnis von Abläufen und Prozessen innerhalb von Software, sondern bietet auch eine ideale Basis um bei der Auswahl von Lizenzmodellen alle Details und Kostenreduzierungsoptionen auf seiner Seite zu wissen.
User Behavior Mining
Reporting an alle relevante Stakeholder
Bei detaillierten Analysen hunderter, sogar tausender Anwender in verschiedenen Anwendungen (je nach Unternehmensgröße) ergibt eine schier unübersichtliche Menge an Daten zur Auswertung. Es ist daher zu empfehlen, diese Daten in Auswertungstools bzw. Business Intelligence-Programme zu überführen, damit nicht nur alle relevanten Entscheider auf diese zugreifen können sondern diese Werte auch unabhängig von einander interpretieren können. Dies gewährleistet eine ganzheitliche Perspektive und hilft, potenzielle Herausforderungen und Bedürfnisse frühzeitig zu identifizieren.
Insights Center
Vorteile der Ermittlung des exakten Lizenzbedarfs
Kosteneinsparungen
Dieser Aspekt ist der offensichtlichste. Eine exakte Ermittlung des Bedarfs ermöglicht es Ausgaben für Lizenzen zu optimieren, bzw. zu reduzieren. Durch die genaue Anzahl benötigter Lizenzen (auch die für extra Module und Funktionen) und die Auswahl dafür geeigneter Lizenzmodelle können unnötige Kosten sehr schnell und nachhaltig vermieden werden.
Darüber hinaus hilft das Wissen um den präzisen Lizenzbedarf dabei, stärkere Verhandlungspositionen gegenüber Softwareanbieter einzunehmen, um bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln oder um für und wider von Preispaketen genauer abwägen zu können, die den eigenen Bedürfnissen und entsprechenden angebotenen Konditionen entsprechen.
Ressourcenoptimierung
Eine Analyse und die damit gewonnene Erkenntnis über die Nutzung von Software bietet eine völlig neue Sicht auf und Transparenz der Applikationslandschaft, Prozesse und die Teams. Es ermöglicht eine effiziente Ressourcenallokation auch für gezielte Softwareinvestitionen. Nämlich die, die tatsächlich den Anforderungen entsprechen. Idealerweise digital nachweisbar und nicht auf Basis von manuell erstellten und ausgewerteten Fragebögen, was sich Mitarbeiter denn wünschen würden oder was auf Zuruf bestellt wird. Darüber hinaus können Synergien und Überschneidungen Software-Einkäufen zwischen Abteilungen schneller erkannt und genutzt werden – auch im Nachhinein.
Steigerung der Effizienz
Der globale Blick auf Prozesse und die genauen Kenntnisse der Softwarenutzung (bzw. des Lizenzbedarfs) ermöglicht eine strukturiertere und damit effizientere IT-Infrastruktur. Unternehmen können schneller agieren, Ressourcen effizienter zuweisen und damit am Ende die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter signifikant steigern, da sie produktiver arbeiten können und betriebliche Abläufe reibungsloser verlaufen. Aber auch Best-Practices z.B. im internationalen Kollegenumfeld teilen oder direkt nach Effizienz umstellen.
Den eigenen Lizenzbedarf ermitteln
Du möchtest selbst tiefer in die Nutzung von browserbasierter Unternehmenssoftware eintauchen und deren Verwendung analysieren? Gerne kannst Du Dich von uns beraten oder weitere Informationen geben lassen, damit Du bald Deinen exakten Lizenzbedarf und vieles mehr erfahren kannst.
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