5 Schritte eines erfolgreichen SW-Change Managements
Sicher kennen Sie das: eine neue Software wird eingeführt – oder eine bestehende Software ändert sich stark – und die Mitarbeiter müssen in der Nutzung unterstützt werden. Aber was ist der effizienteste und auch effektivste Weg? Wie kann sichergestellt werden, dass die mit der SW-Investition verbundene ROI-Erwartung auch eintritt?
Das ist kein ganz einfaches Vorhaben: oft stehen die Projekte unter einem erheblichen Zeit- und Ressourcendruck. Zudem sind viele Projekte eher Technologie- und Prozess-orientiert, nicht immer wird der Nutzer in gleichem Maße bei der Projektgestaltung berücksichtigt. Doch erst beim Nutzer realisiert sich der Erfolg des Projektes.
Die gute Nachricht: SW-Rollout-Projekte können erfolgreich gestaltet werden. Voraussetzung hierfür ist ein geplantes und strukturiertes Change Management. Nur wenn die späteren Nutzer adäquat involviert – und deren unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigt sind, wird das Projekt den erwarteten Erfolg realisieren.
Mit diesen 5 Schritten gelingt der erfolgreiche SW-Rollout:
- Qualifizierungsbedarf identifizieren
Im ersten Schritt ist der Qualifizierungsbedarf zu identifizieren. Die Kriterien zur Segmentierung von Nutzern bzw. Nutzergruppen sind abhängig von der Komplexität der zu unterstützenden Software unterschiedlich detailliert:
- nach Nutzertyp (z.B. Admins, Power-User, Standarduser,…)
- nach Art der Nutzung (z.B. Admin, Nutzer)
- nach Fachbereichen
- etc.
Die Anwendungsfälle müssen im nächsten Schritt identifiziert werden. Sobald die Anwendungsfälle identifiziert sind können Sie den entsprechenden Nutzertypen zugeordnet werden. Die so entstehende Matrix bildet die Grundlage für die Zuordnung der Inhalte zu den geschaffenen Nutzersegmenten.
2. Qualifizierungsmix entwickeln
Auf der Basis des Qualifizierungsplans lässt sich der geeignete Qualifizierungsmix entwickeln. Dabei sind verschiedene Fragen zu beantworten:
- Zeitpunkt der Vermittlung (vor, während, nach dem SW-Rollout)
- Art der Vermittlung (Trainingsunterlagen/Handbücher, Training, Digital Adoption)
Basierend auf den Kriterien erfolgt eine Zuordnung der Vermittlungsoptionen zum Qualifizierungsmix. Im Ergebnis entsteht eine terminierte und segmentierte Qualifizierungsmatrix.
Bei der Festlegung des Vermittlungszeitpunktes und der Art der Vermittlung müssen insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Kosten-/Nutzen-Analyse von traditionellen Maßnahmen und Digital Adoption-Lösungen
- Bewertung der Optionen im Hinblick auf deren Nachhaltigkeit
Gründe für eine Digital Adoption Plattform
- Schnell verfügbar: bereits in weniger als einer Woche einsatzbereit.
- Nachhaltige Wissenvermittlung anstelle Schaffung von flüchtigem Vorratswissen durch Trainings.
- OnDemand: Unterstützung im Bedarfsfall immer unmittelbar verfügbar.
- Learning by working: Hilfe erfolgt unmittelbar in der Live-Applikation.
- Hohe Effektivität: kein Zeitverlust durch Teilnahme an Trainings.
- Kostenoptimal: Signifikante Kosteneinsparungen im Vergleich zu traditionellen Trainingsformen.
- Weitgehende Immunität gegen Änderungen: permanente Anpassung von Trainingsunterlagen bei Software-Änderungen entfällt.
3. Adoptionlösung implementieren
Die Gestaltung von Trainingsunterlagen, Handbücher oder Videos ist in vielen Unternehmen heute bereits geübte Praxis. Da jedoch traditionelle Maßnahmen aktuellen Qualifizierungsanforderungen nicht mehr Genüge tun, kommen Digitale Adoption-Lösungen immer mehr zum Zuge.
Am Anfang dieser Implementierung steht die Auswahl, eines geeigneten Anbieters. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte zu bewerten und mit den existierenden Marktangeboten abzugleichen:
- SaaS- oder OnPremise-Modell
- Integration per Code-Snippet oder Browser Extension
- Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen
- Einfache Nutzung – sowie Gestaltung der Inhalte
- Unterstützung komplexer Software (z.B. mit verschachtelten iFrames)
- Flexibilität der Preis- und Vertragsmodelle
Weitere Kriterien für die Marktevaluierung und Entscheidungen stellen wir Ihnen auf Anfrage sehr gerne zur Verfügung.
Lesen Sie hier, wie Sie AppNavi integrieren.
4. Inhalte erstellen & Go live
Ein wesentlicher Aspekt bei der Auswahl der Digital Adoption-Lösung sollte die Einfachheit der Inhaltserstellung sein. Nur so können Sie gewährleisten, dass jeder applikationsverantwortliche Fachbereich eigene Inhalte erstellen kann. Dies beschleunigt Ihr Vorhaben – und entlastet Ihr IT.
Die Erstellung der Inhalte erfolgt entlang der Entwicklungsmatrix. Hier sind die dort gesammelten Anwendungsfälle maßgeblich. I.d.R. hilft bei bereits ausgerollter Software zusätzlich ein Blick in die ServiceDesk-Ticketübersicht. So werden insbesondere die Anwendungsfälle unterstützt, die bei vielen Nutzern zu Fragen führen.
Neben den Routen für den Live-Betrieb, können diese Routen auch im Rahmen eines LearningCenters genutzt werden. In Lernkollektionen gebündelt und auf ein Schulungssystem verweisend, können Nutzer damit 7x24x365 ganz nach Ihren Wünschen die Software trainieren.
Sind die Inhalte erstellt, geht es an den Go Live. Dazu werden die Inhalte den Nutzersegmenten zugeordnet und direkt oder terminiert publiziert. Unterstützend empfehlen sich Announcements die angezeigt werden, wenn Mitarbeiter erstmalig auf die Applikation zugreifen.
5. Unterstützung kontinuierlich optimieren
Die Bereitstellung einer Digital Adoption Lösung ist keine Einmalaktion. Um die Mitarbeiter kontinuierlich und nachhaltig zu unterstützen, müssen die Inhalte bezüglich ihrer Nutzung überprüft – und ggfs. angepasst werden.
Die integrierten Analytics geben hier gute Einblicke und Ansatzpunkte für Optimierungen. Daneben wird das Nutzerfeedback ausgewertet und ebenfalls in die kontinuierliche Anpassung der Inhalte integriert.
Und wenn es größere Änderungen gibt – an Prozessen oder Regularien – können diese über eine News-Funktion kommuniziert werden. Damit erreichen die Neuigkeiten die Nutzer zur richtigen Zeit, an der richtigen Stelle.