Nachhaltiges Wissensmanagement

Der demographische Wandel, der Wunsch nach Selbstbestimmung sowie ein konkurrierender und unerbittlicher Arbeitsmarkt lassen Fluktuationsraten in die Höhe schnellen. Aktuell liegt die Rate im Schnitt bei rund 30%. Der Fach- bzw. genereller Personalmangel beschäftigt Unternehmen und der Verlust der Mitarbeitenden ist schmerzlich. Doch viel schwerer wiegt das Abwandern oder Abfließen des Knowhows und Wissen der Personen aus den Organisationen. Verantwortliche versuchen händeringend dieses Wissen in den eigenen vier Wänden zu behalten, leider stützen sie sich dabei auf nicht mehr zeitgemäße und zum Teil unpraktikable Methodiken.

Digital Adoption kann dabei unterstützen ein nachhaltiges Wissensmanagement aufbauen, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt und das Problem schon frühzeitig unterbindet.

Welches Wissen über Wissen wirklich wissenswert ist

Beschäftigt man sich mit dem Thema Wissen, wird einem schnell klar, dass wertvolle Informationen, die im Unternehmen durch einzelne Mitarbeiter angehäuft werden eine erfolgsrelevante Ressource sind. Der Wissensträger, als der Menschen, der dieses generiert, dadurch unentbehrlich wird.

Doch welche Arten von Wissen sollte man betrachten, um nachhaltiges Wissensmanagement aufzubauen?

> Fachwissen

> Methoden- und Prozesswissen

> Beziehungswissen

> Projektwissen

> (Arbeits-)Organisationswissen

Darüber hinaus unterschiedet man zwischen expliziten Wissen, Informationen die leicht vermittelt werden können (was auf die meisten der aufgelisteten Punkte zutrifft) und impliziertem Wissen, schwerwiegende Beschreibungen, für die es quasi keine gebräuchliche Umschreibungen gibt.

Wissens soll durch Wissensmanagement bewahrt und weitergegebene werden. Problem dabei ist, dass gerade das explizite Wissen den schwerwiegenden Nachteil hat, dass es sehr flüchtig ist.

Einige Studien kommen zu dem Ergebnis, dass neue Lerninhalte bereits nach einem Tag zu über 70% wieder verloren gegangen sind andere sprechen von 80% nach 30 Tagen. Egal, wer dabei nun recht hat – Quintessenz des Ganzen ist, dass nur sehr wenig von dem vermittelten Inhalten längerfristig hängen bleiben.

Vom Knowhow zum Whoknows

Im Netz kursieren verschiedene Tipps und Ratgeber zum Thema. Diesen zufolge betreffen die verschiedenen Maßnahmen zum Wissenserhalt und -management zunächst drei Kernbereiche:

> Wissen erfassen

> Wissen aufbereiten

> Wissen verteilen

Soweit so gut. Geht es um die operative Umsetzung dieser drei Säulen wird es schon antiquarisch. Da ist von verschiedenen Arten von Gesprächen die Rede, umfangreichen Dokumentationen und Reports (am besten nach jedem Projekt) und so weiter.

Zieht man nun die Linie zu den verschiedenen Gründen warum Mitarbeitende langfristig bzw. permanent oder auch nur temporär ausfallen wird ein nachgelagertes Wissensmanagement schon schwieriger.

Die Gründe für den Wegfall (temporär oder permanent) könnten sein:

> Freiwilliger Jobwechsel oder Selbstständigkeit

> (Fristlose) Kündigung seitens des Arbeitgebers

> Sabbatical bzw. Auszeiten

> Krankheit oder Unfall

> (Früh-)Rente

> Tod

Empfohlene Methoden, wie Trennungsgespräche, regelmäßige Debriefings und umfangreiche Dokumentationen, können nur in Teilen der Fälle umgesetzt werden – eine gewisser Wille, Motivation und ausreichende Ressourcen vorausgesetzt (was die Quote weiter reduziert).

(Noch) Schlimmer wird es bei schicksalshaften Ereignissen, wie Unfälle, Krankheiten oder gar einem Todesfall.

Verbleiben wir hoffnungsvoll und positiv. Angenommen ein Mitarbeitender entschließt zu kündigen und sich in einem Gespräch mit seiner Führungskraft und Personalverantwortlichen sein „Wissen erfassen“ zu lassen. Wie wahrscheinlich ist es, dass sämtliche Aspekte des Wissen (aus dem ersten Absatz), selbst in mehreren Gesprächen zur Gänze erfasst werden (Stichwort Flüsterpost)?

Anderes Beispiel: Selbst wenn die Person, sich bereit erklärt eine umfangreiche Dokumentation über aktuelle Prozesse, relevante Kontakte, sein Fachwissen und seine Arbeitsmethoden anzulegen. Sind diese Aufzeichnungen, gerade Informationen dynamischer Natur, extrem aufwändig und altern zusammen mit dem Prozess oder der Methodik. Dazu kommt, nicht jeder weiß, wie er diese Dokumentationen ideal aufbereitet, um sie Nachfolgern und Co. bereitzustellen und wenn auch noch niemand weiß, dass es solche Informationen gibt, sucht keiner danach (Stichwort Bring/Hol-Schuld). Weitere Aufgaben fallen an.

Ein im Alltag integriertes Wissensmanagement muss her

Man kann Wissensmanagement nicht auf alle Sonderfälle hin gestalten. Aber man kann viele Probleme umgehen, wenn man das Wissen bereits noch bevor es zu Wegfall-Szenarien kommt, erfasst, aufbereitet und zur Verfügung stellt. Da liegt der Vorteil doch auf der Hand. Warum sollte nur der Nachfolger o.ä. von einem Wissensträger profitieren? Man kann doch dieses Wissen schon während der aktiven Anstellung nutzen und für andere bereit stellen. Hier kommt Digital Adoption ins Spiel.

| Wissen erfassen

Hat man relevante Wissensträger identifiziert können diese (im Idealfall) als Zubringer oder Teil von Competence Centern oder Communites of Practice, die sich um Digital Adoption Inhalte kümmern, etabliert werden. Fach-, Prozess- bzw. Methoden- und Organisationswissen kann hier im Team erfasst und sondiert werden. Ist aber kein muss. Wissensträger können auch autark an Digital Adoption Inhalten arbeiten.

| Wissen aufbereiten

Sobald das Wissen und dessen Bedarf „vorliegt“ kann man dieses entsprechend dem AppNavi im Editor designen und in die Digital Adoption Lösungen einspeisen. Dabei kann der spielerische Charakter der Plattform punkten und das umfangreiche Toolkit bietet viele Möglichkeiten, wie Informationen aufbereitet werden können. Als Route, Pins, Post, Tooltip oder komplette Kollektionen – es darf herumexperimentiert werden. Das Gute dabei: Der Aufwand ist verschwindend gering im Vergleich zu einer klassischen Dokumentation, denn man ist schließlich im Prozess selbst und muss ihn nicht erst noch erklären oder aufzeichnen.

| Wissen verteilen

Nun gilt es das Knowhow aktiv in die Belegschaft zu streuen. Auch hier kann AppNavi seine Stärke zeigen, denn diese liegt auch in der Distribution des Wissens. Neue Digital Adoption Inhalte können direkt an Anwender und in den Prozess ausgespielt werden, ohne Schulungen, Trainings oder Vorträge halten zu müssen. Darüber hinaus kann durch die intelligente Aussteuerung via Target Audience gezielt definiert werden, wer Zugang zu entsprechenden Wissen erhalten soll. Am Ende profitieren die Nutzer also zu jeder Zeit vom Wissen anderer und zwar genau dort, wo es relevant ist.

Zusammengefasst kann man sagen, dass Digital Adoption nicht nur ein interaktives Tool zum Befähigen der Mitarbeiter Software und digitale Prozesse sofort richtig zu nutzen, sondern auch proaktiv zum Konservieren von verschiedenen Arten von Wissen genutzt werden kann und sollte.

Du stehst vor einer ähnlichen Herausforderung? Dann nimm Kontakt auf und lasse Dir AppNavi und dessen Vorteile zeigen oder teste einfach 30 Tage drauf los – völlig kostenfrei.